Политика конфиденциальности и обработки персональных данных сервиса «Секретарь»

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности и обработки персональных данных (далее — Политика) определяет порядок обработки персональных данных и меры по их защите в сервисе «Секретарь» (далее — Сервис), доступном на сайте https://secretar.corix.pro и связанных с ним ресурсах.

1.2. Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «Корикс» (ООО «Корикс», далее — Оператор или Корикс), ОГРН 1267800069712, ИНН 7802976583, адрес: 194021, г. Санкт-Петербург, вн. тер. г. муниципальный округ Светлановское, ул. Политехническая, д. 22, литера АБ, помещ. 1-Н.

1.3. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ), Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и иными нормативными актами Российской Федерации.

1.4. Политика распространяется на всех, кто пользуется Сервисом или взаимодействует с Оператором: пользователей, участников встреч, приглашённых гостей, представителей заказчиков и посетителей сайтов Сервиса.

1.5. Используя Сервис, в том числе регистрируясь, заходя на встречу в видеосвязи meet.corix.pro или загружая материалы, вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой и принимаете её условия. Если вы не согласны с Политикой, прекратите использование Сервиса.

1.6. В отношении персональных данных, которые содержатся в материалах встреч (записях, расшифровках, саммари и иных результатах обработки), пользователь, загрузивший или записавший материалы, как правило, самостоятельно определяет цели и состав обработки. В этой части Оператор обрабатывает данные по поручению пользователя и в объёме, необходимом для работы Сервиса, в соответствии с частью 3 статьи 6 152-ФЗ. Если пользователь — физическое лицо, использующее Сервис для личных нужд, Оператор самостоятельно определяет цели обработки таких данных.

1.7. Политика не распространяется на установку Сервиса в контур заказчика (on-premise), выполняемую по отдельному договору. В этом случае оператором персональных данных является заказчик, а порядок обработки определяется договором.

1.8. Условия использования Сервиса, порядок оплаты и доступа определяются Офертой о предоставлении доступа к сервису «Секретарь» по адресу https://secretar.corix.pro/legal/terms/ (далее — Оферта). Политика является неотъемлемой частью Оферты.

1.9. По вопросам обработки персональных данных пишите на hello@corix.pro.

2. Термины и определения

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

2.3. Оператор — ООО «Корикс», самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав данных и действия с ними.

2.4. Сервис — программный комплекс «Секретарь»: веб-интерфейс, API, MCP-сервер, мобильное приложение и связанные с ними функции.

2.5. Пользователь — физическое лицо, зарегистрированное в Сервисе или использующее его от имени организации.

2.6. Гость — физическое лицо, которое присоединилось к встрече в видеосвязи meet.corix.pro по ссылке без регистрации либо получило гостевой доступ к отдельной встрече.

2.7. CORIX ID — единый аккаунт Corix, который используется для входа во все продукты Corix, включая Сервис.

2.8. Видеосвязь — собственный сервис видеовстреч Corix по адресу https://meet.corix.pro.

2.9. Бот-секретарь (далее — Бот) — программный участник, который по поручению Пользователя подключается к встрече в Яндекс Телемосте, отображается в списке участников и записывает встречу.

2.10. Мобильное приложение — приложение Секретаря для записи живой встречи с телефона.

2.11. Запись — аудио- и видеозапись встречи, а также загруженные Пользователем аудио- и видеофайлы.

2.12. Расшифровка — текстовая запись речи участников встречи с разделением по говорящим и таймкодами.

2.13. Материалы встречи — Запись, Расшифровка, саммари, договорённости, задачи, риски с цитатами, протокол, документы, отчёты и иные результаты обработки Записи.

2.14. Интеграции — подключаемые Пользователем сторонние сервисы: Яндекс Календарь, Google Календарь, Битрикс24, amoCRM, Telegram.

2.15. Пространство — рабочая область компании в Сервисе, в которой участникам назначаются роли: владелец, участник, гостевой доступ к отдельной встрече.

2.16. Лицензия — право доступа одного Пользователя к функциям Сервиса по выбранному тарифу (Старт, Бизнес, Корпоративный), условия которого размещены по адресу https://secretar.corix.pro/#pricing.

2.17. Cookie — небольшие файлы данных, которые сайт сохраняет в браузере.

2.18. Остальные термины используются в значении, определённом 152-ФЗ и Офертой.

3. Персональные данные, которые обрабатываются

3.1. Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных:

• данные аккаунта CORIX ID и профиля: имя, адрес электронной почты, пароль в виде хеша, организация и должность (если вы их указали), роль в Пространстве;
• данные Гостя: имя, которое он указал при входе на встречу, факт согласия с записью, технические данные подключения;
• Записи встреч, Расшифровки и другие Материалы встречи, включая голос и речь участников, сказанные ими слова, имена, должности, названия организаций, упомянутые в разговоре;
• данные календаря: название, время и участники встреч, ссылки на встречи, адреса электронной почты приглашённых;
• данные интеграций: идентификаторы аккаунтов и токены доступа к Битрикс24, amoCRM, Яндекс Календарю и Google Календарю, идентификатор чата Telegram, содержание задач и саммари, отправленных в подключённые системы;
• данные об использовании Сервиса: журналы действий, IP-адрес, тип и версия браузера или приложения, операционная система, идентификатор устройства, дата и время обращений;
• данные cookie и показатели аналитики (в том числе Яндекс Метрики) — при вашем согласии на аналитические cookie;
• данные обращений в поддержку: содержание переписки и приложенные файлы;
• данные об оплате: наименование плательщика, реквизиты счёта, сведения о платеже, полученные от платёжного провайдера. Полные реквизиты банковской карты Оператор не получает и не хранит;
• ключи API и данные вебхуков, которые вы создали в Сервисе.

3.2. Данные других лиц (участников встреч, контрагентов, упомянутых в разговоре) Оператор получает от Пользователя или непосредственно в ходе встречи. Пользователь отвечает за законность их передачи в Сервис.

3.3. Оператор не создаёт биометрических персональных данных. Разделение Расшифровки по говорящим служит для разметки реплик внутри одной встречи (например, «Говорящий 1») и не используется для установления личности человека.

3.4. Сервис не предназначен для обработки данных несовершеннолетних и не собирает их намеренно. Если вам стало известно, что несовершеннолетний предоставил данные без согласия законного представителя, сообщите нам на hello@corix.pro.

3.5. Сервис не предназначен для обработки специальных категорий персональных данных (о здоровье, расовой или национальной принадлежности, политических, религиозных и философских убеждениях, интимной жизни). Если разговор на встрече затрагивает такие сведения, Пользователь обязан убедиться, что для их обработки есть основание, предусмотренное статьёй 10 152-ФЗ.

4. Правовые основания и способы обработки

4.1. Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях (статья 6 152-ФЗ):

• согласие субъекта персональных данных на обработку (пункт 1 части 1 статьи 6);
• необходимость исполнения договора, стороной которого является субъект (в частности, Оферты) (пункт 5 части 1 статьи 6);
• необходимость исполнения обязанностей, возложенных на Оператора законом, включая бухгалтерский и налоговый учёт (пункт 2 части 1 статьи 6);
• законный интерес Оператора в обеспечении безопасности и бесперебойной работы Сервиса при условии, что не нарушаются права субъектов (пункт 7 части 1 статьи 6).

4.2. Согласие на обработку даётся свободно, своей волей и в своём интересе: при регистрации, проставлении отметки о принятии Политики, входе Гостя на встречу и согласии с записью, подключении Интеграции или загрузке материалов. Согласие можно отозвать в порядке, указанном в разделе 8.

4.3. Запись встреч в Видеосвязи. Гости заходят на встречу по ссылке без регистрации. До входа они видят, что идёт запись, и должны с ней согласиться. Без согласия с записью присоединиться к записываемой встрече нельзя.

4.4. Запись встреч в Яндекс Телемосте. Бот подключается к встрече как видимый участник. Пользователь, который добавил Бота, обязан до начала встречи уведомить всех участников о записи и получить их согласие, если оно требуется по закону.

4.5. Загрузка файлов и запись с телефона. Если вы загружаете файлы через веб-интерфейс или API либо записываете встречу в Мобильном приложении, участники разговора могут не видеть этого. Вы обязаны заранее уведомить их о записи и получить необходимые согласия. Ответственность за законность такой записи несёт Пользователь.

4.6. Календарь. При подключении Яндекс Календаря или Google Календаря Сервис получает данные о ваших встречах, чтобы показывать расписание, планировать встречи и подключать к ним Бота. Подключение можно отключить в настройках в любой момент.

4.7. Пространства и доступ. Владелец Пространства определяет, кто из участников и с какой ролью видит Материалы встреч. Гостевой доступ открывает одну отдельную встречу. Пользователь самостоятельно отвечает за то, кому он предоставляет доступ.

4.8. Интеграции и уведомления. При подключении Битрикс24 или amoCRM задачи и саммари передаются в вашу CRM. При подключении Telegram уведомления отправляются в чат, который вы указали. Передаваемые данные становятся доступны этим сервисам на условиях их собственных политик.

4.9. Обработка осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без них: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

4.10. Распознавание речи, разделение по голосам и подготовка саммари, задач, рисков, протоколов и документов выполняются нейросетями без участия человека. Результаты автоматической обработки могут содержать неточности, поэтому проверяйте их перед использованием.

4.11. Оператор не принимает решений, которые порождают юридические последствия для субъекта или иным образом затрагивают его права, исключительно на основании автоматизированной обработки.

5. Цели обработки персональных данных

5.1. Оператор обрабатывает персональные данные только для следующих целей:

5.2. Оператор не использует данные для целей, не указанных в пункте 5.1, и не обрабатывает данные в объёме, превышающем необходимый для этих целей.

5.3. Запрет обучения на ваших материалах. Записи, Расшифровки, саммари и другие Материалы встреч не используются Оператором для обучения и дообучения нейросетей и не передаются для этого третьим лицам, пока Пользователь не даст на это отдельное согласие. Согласие запрашивается отдельно от согласия с Политикой и Офертой, не является условием пользования Сервисом и может быть отозвано.

5.4. Распознавание речи, разделение по голосам и языковые модели работают на собственных GPU-серверах Corix и в российском центре обработки данных. Материалы встреч не покидают территорию Российской Федерации.

6. Место и сроки хранения данных

6.1. Базы данных, в которых хранятся персональные данные граждан Российской Федерации, находятся на территории Российской Федерации в соответствии с частью 5 статьи 18 152-ФЗ.

6.2. Хостинг и хранилище Сервиса размещены в облаке Cloud.ru (ООО «Облачные технологии»). Резервные копии хранятся у ООО «Селектел». Обе площадки расположены в Российской Федерации.

6.3. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если более длительный срок не установлен законом или договором.

6.4. Данные аккаунта хранятся, пока аккаунт активен, и удаляются в сроки, указанные в разделе 11, после его закрытия.

6.5. Записи, Расшифровки и другие Материалы встреч хранятся, пока Пользователь или владелец Пространства их не удалит либо пока не будет закрыт аккаунт или Пространство. Вы можете удалить любую встречу и её Материалы в интерфейсе Сервиса.

6.6. После удаления Материалов из Сервиса их копии могут оставаться в резервных копиях не более 30 календарных дней, после чего уничтожаются.

6.7. Данные платежей и первичные документы хранятся в течение срока, установленного законодательством о бухгалтерском и налоговом учёте.

6.8. Журналы действий и технические данные хранятся в течение срока, необходимого для обеспечения безопасности Сервиса и расследования инцидентов.

6.9. Данные Гостя, который не регистрировался в Сервисе, хранятся вместе с Материалами встречи, в которой он участвовал, и удаляются вместе с ними.

7. Защита персональных данных

7.1. Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий (статья 19 152-ФЗ).

7.2. К таким мерам относятся:

• разграничение доступа сотрудников к данным по принципу необходимости;
• шифрование каналов передачи данных и хранение паролей только в виде хеша;
• разграничение данных разных Пространств;
• журналирование значимых действий и контроль доступа к серверам;
• регулярное резервное копирование;
• обучение сотрудников правилам обработки и защиты персональных данных;
• внутренние документы Оператора по обработке и защите персональных данных, назначение лица, ответственного за организацию обработки.

7.3. Сотрудники Оператора не просматривают Записи, Расшифровки и иные Материалы встреч, если Пользователь сам не предоставил к ним доступ, например при обращении в поддержку, или если это не требуется по закону.

7.4. Доступ к Материалам внутри Пространства и по гостевой ссылке определяет Пользователь. Не передавайте посторонним ссылки, пароли и ключи API.

7.5. Вы отвечаете за сохранность данных своего аккаунта CORIX ID. Если вы подозреваете несанкционированный доступ, смените пароль и сообщите об этом на hello@corix.pro.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Вы вправе получить информацию, касающуюся обработки ваших персональных данных (статья 14 152-ФЗ), в том числе подтверждение факта обработки, правовые основания и цели, способы обработки, сведения о лицах, имеющих доступ к данным, сроки обработки и хранения, а также информацию о трансграничной передаче, если она осуществляется.

8.2. Вы вправе требовать уточнения, блокирования или уничтожения ваших данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели обработки.

8.3. Вы вправе отозвать согласие на обработку персональных данных, направив запрос на hello@corix.pro. Для аналитических cookie согласие можно отозвать в настройках браузера или через баннер на сайте. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до отзыва. После отзыва Оператор вправе продолжить обработку, если для этого есть другое основание, предусмотренное законом.

8.4. Вы вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор (уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных) или в суд, а также на защиту своих прав и законных интересов, включая возмещение убытков и компенсацию морального вреда.

8.5. Вы можете самостоятельно удалять встречи и Материалы, отключать Интеграции, закрывать доступ к Пространству и менять данные профиля в интерфейсе Сервиса.

8.6. Если вы были участником или Гостем встречи, которую записал другой Пользователь, и хотите узнать о данных, удалить их или отозвать согласие, обратитесь к этому Пользователю или владельцу Пространства либо направьте запрос Оператору на hello@corix.pro. Мы поможем передать запрос.

8.7. Чтобы направить запрос, пишите на hello@corix.pro с адреса, указанного в аккаунте, либо приложите сведения, позволяющие подтвердить вашу личность и найти ваши данные. Запрос должен содержать данные документа, удостоверяющего личность, сведения, подтверждающие участие в отношениях с Оператором, и подпись (статья 14 152-ФЗ).

9. Cookie

9.1. Сайты Сервиса используют cookie двух видов: необходимые и аналитические.

9.2. Необходимые cookie обеспечивают вход в аккаунт, сохранение сессии, защиту от злоупотреблений и работу интерфейса. Без них Сервис не работает, поэтому они используются без отдельного согласия.

9.3. Аналитические cookie (Яндекс Метрика) помогают понять, как посетители пользуются сайтом. Они включаются только с вашего согласия, которое вы даёте на баннере при первом посещении.

9.4. Вы можете изменить своё решение в любой момент: удалите cookie в настройках браузера и откажитесь от аналитических cookie на баннере либо запретите их в браузере. Отказ от необходимых cookie может сделать вход и работу Сервиса невозможными.

9.5. Яндекс Метрика обрабатывает данные на условиях ООО «ЯНДЕКС». Подробнее — в политике конфиденциальности этого сервиса.

10. Передача персональных данных третьим лицам

10.1. Оператор не продаёт и не передаёт персональные данные третьим лицам, кроме случаев, предусмотренных Политикой и законом.

10.2. Для работы Сервиса Оператор может передавать данные или поручать их обработку следующим лицам (статья 6 152-ФЗ):

• ООО «ЯНДЕКС» — при подключении Бота к встречам в Яндекс Телемосте, синхронизации с Яндекс Календарём и сборе статистики посещений сайтов с помощью Яндекс Метрики;
• ООО «Облачные технологии» — облако Cloud.ru, хостинг и хранилище Сервиса;
• ООО «Селектел» — хранение резервных копий;
• Telegram Messenger Inc. — только если вы сами подключили уведомления в Telegram; уведомления передаются в указанный вами чат;
• платёжный провайдер — при оплате через него, в объёме, необходимом для проведения платежа.

10.3. Google Календарь, Битрикс24 и amoCRM подключаются Пользователем по его решению. Данные передаются в эти сервисы и из них в объёме, необходимом для работы подключённой Интеграции.

10.4. Лицам, которым поручена обработка, Оператор обязывает соблюдать конфиденциальность и безопасность персональных данных. Такие лица действуют по поручению и по заданию Оператора.

10.5. Материалы встреч (Записи, Расшифровки, саммари) нейросетями Corix обрабатываются в российском ЦОД и не передаются за пределы Российской Федерации. Трансграничная передача данных, в том числе при подключении Пользователем Telegram и Google Календаря, осуществляется только по инициативе Пользователя и в объёме, необходимом для работы выбранной им Интеграции; Пользователь выбирает её на свой риск.

10.6. Оператор вправе раскрыть данные государственным органам по их мотивированному запросу в случаях и порядке, предусмотренных законом.

10.7. При реорганизации Оператора персональные данные могут быть переданы правопреемнику с соблюдением требований 152-ФЗ, о чём мы заранее уведомим вас.

11. Ответы на запросы, исправление и уничтожение данных, инциденты

11.1. Оператор отвечает на запросы субъектов о доступе к данным в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса. Этот срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней, если мы направим вам мотивированное уведомление с указанием причин продления (часть 3 статьи 14, статья 20 152-ФЗ).

11.2. Если вы или Роскомнадзор подтвердили, что данные неточны, Оператор в течение 7 рабочих дней со дня получения сведений уточняет данные, а если они получены незаконно или не нужны для цели обработки, уничтожает их (статья 21 152-ФЗ).

11.3. Если выявлена неправомерная обработка, Оператор в течение 3 рабочих дней прекращает её либо обеспечивает прекращение. Если обеспечить правомерность невозможно, Оператор в течение 10 рабочих дней уничтожает данные. Об устранении нарушений и уничтожении данных мы уведомляем субъекта (а при обращении Роскомнадзора — и его).

11.4. При достижении цели обработки либо при отзыве вами согласия Оператор прекращает обработку и уничтожает данные в течение 30 дней, если иное не предусмотрено договором, законом или другим основанием обработки.

11.5. Закрытие аккаунта. Если вы просите закрыть аккаунт, мы удаляем данные аккаунта и принадлежащие вам Материалы встреч в срок, указанный в пункте 11.4. Копии в резервных хранилищах уничтожаются в срок, указанный в пункте 6.6.

11.6. Об инциденте с персональными данными, который повлёк неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) данных и нарушил права субъектов, Оператор уведомляет Роскомнадзор: в течение 24 часов с момента выявления — о произошедшем инциденте, предполагаемых причинах и вреде, принятых мерах и контактном лице; в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования и лицах, действия которых стали причиной инцидента (часть 3.1 статьи 21 152-ФЗ).

11.7. Если инцидент затрагивает ваши данные и может причинить вам вред, мы сообщим вам об этом способом, указанным в вашем аккаунте, и расскажем о принятых мерах.

12. Ответственность

12.1. Оператор несёт ответственность за нарушение требований 152-ФЗ в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

12.2. Оператор не отвечает за действия Пользователей, которые записывают встречи, загружают файлы или предоставляют доступ к Материалам без законных оснований, включая отсутствие уведомления участников и необходимых согласий.

12.3. Пользователь отвечает за законность записи и загрузки материалов, уведомление участников встреч, соблюдение требований законодательства о специальных категориях персональных данных, а также за настройки доступа к Материалам в Пространстве.

12.4. Оператор не отвечает за ущерб, возникший из-за утраты Пользователем доступа к аккаунту по его вине, передачи им пароля или ключей API третьим лицам, а также за работу Интеграций и сторонних сервисов, которые подключил Пользователь.

12.5. Результаты автоматической обработки (расшифровка, саммари, задачи, документы) создаются нейросетями и могут содержать ошибки. Пользователь проверяет их самостоятельно.

13. Ссылки на сторонние ресурсы

13.1. Сервис и сайты Сервиса могут содержать ссылки на сторонние ресурсы и подключать сторонние сервисы (Яндекс, Google, Битрикс24, amoCRM, Telegram и другие). Оператор не контролирует их и не отвечает за их политику конфиденциальности и содержимое.

13.2. Прежде чем передавать данные стороннему сервису или подключать Интеграцию, ознакомьтесь с политикой конфиденциальности этого сервиса.

14. Разрешение споров

14.1. До обращения в суд по спорам, связанным с обработкой персональных данных, направьте претензию на hello@corix.pro. Мы рассмотрим её в течение 30 календарных дней со дня получения.

14.2. Если спор не удалось решить, он рассматривается в суде по месту нахождения Оператора в соответствии с законодательством Российской Федерации, если иное не установлено законом.

14.3. К отношениям Оператора и субъекта применяется право Российской Федерации.

15. Заключительные положения

15.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция вступает в силу с момента её публикации по адресу https://secretar.corix.pro/legal/privacy/, если иное не указано в самой редакции.

15.2. О существенных изменениях, которые ухудшают ваше положение или расширяют цели обработки, мы уведомляем вас по электронной почте или в интерфейсе Сервиса заранее. Продолжение использования Сервиса после вступления изменений в силу означает согласие с новой редакцией, а если для изменений требуется ваше согласие, мы запросим его отдельно.

15.3. Если какое-либо положение Политики признано недействительным, остальные положения сохраняют силу.

15.4. Действующая редакция Политики от 7 ноября 2026 года. Прежние редакции не применяются.